Externe klantcase · in beheer sinds september 2026
Mercabilis bouwt websites en webshops. Voor een klant van hen moest een WooCommerce-webshop praten met Exact Online: bestellingen erin, artikelen en prijzen eruit, zonder overtypen. Robin Duin van Mercabilis doet de webshop. Ik doe de koppeling WooCommerce Exact Online, de server waarop hij draait en het onderhoud. Dit is hoe dat eruitziet.
Externe klantcase · in beheer sinds september 2026 · nameting januari 2027
-
14
workflows ingericht, inclusief foutafhandeling
-
1
uitbreiding live: klantgroepprijzen
-
12
tabellen in de koppelingsdatabase
-
24 u
reactietijd bij een storing, op werkdagen
Op deze pagina: de case in één alinea · over Mercabilis · het probleem · wat ik heb gebouwd · de storingsmail · onderhoud · de uitbreiding · wat dit voor een webbureau betekent · veelgestelde vragen
De case in één alinea
Een klant van webbureau Mercabilis wilde dat zijn WooCommerce-webshop en Exact Online elkaar bijhouden, zonder overtypen en zonder kant-en-klare koppelplugin. Ik richtte een eigen server in met Cloudflare ervoor, n8n (self-hosted) met een eigen koppelingsdatabase, en een bewaking die bij elke afwijking een storingsmail in gewone taal stuurt naar Robin Duin en mij. De koppeling draait sinds de zomer van 2026, bewaakt zichzelf sinds augustus en is sinds september in beheer met een maandelijks onderhoudsabonnement. Cijfers over verwerkte bestellingen, storingsmeldingen en hersteltijd volgen in januari 2027, want ik publiceer alleen wat gemeten is.
Over Mercabilis
Mercabilis bouwt websites en webshops. Robin Duin, eigenaar van Mercabilis, doet de webshop; ik doe de koppeling, de server en het onderhoud. Meer over het bureau staat op mercabilis.nl.
Dit is ook een partnercase: een webbureau dat de webshop bouwt en AIAgentCycle de koppeling en de server laat doen. De webshop zelf is van een klant van Mercabilis. Die noem ik niet bij naam.
Het probleem
Een webshop en een boekhouding zijn twee systemen die elk voor zich prima werken en samen niets weten. Elke bestelling moet dan met de hand in Exact. Elke prijswijziging in Exact moet met de hand naar de webshop. Dat gaat goed tot het druk wordt, en dan gaat het precies mis op de dag dat je er geen tijd voor hebt.
Mercabilis wilde dit voor hun klant oplossen zonder een kant-en-klare koppelplugin. Zo’n plugin draait op de server van een ander, je ziet niet wat hij doet, en als hij stuk gaat hoor je het van je klant. Robin wilde een koppeling die van de klant is, die je kunt lezen, en die het zegt als er iets mis is.
Wat ik heb gebouwd
Eén eigen server, van onder naar boven ingericht, met de koppeling erop en een bewaker ernaast. Een Exact Online WooCommerce integratie is in de kern een handvol stromen en één bewaker; de rest is zorgen dat die blijven lopen.
Schuif de tabel opzij om alle kolommen te bekijken.
| Laag | Wat erop staat | Waarom |
|---|---|---|
| Server | Eigen VPS in Europa, met automatische beveiligingsupdates en dagelijkse back-ups met bewaartermijn | De klant is eigenaar; geen koppelplugin van een derde partij |
| Toegang | Cloudflare ervoor: WAF, en Zero Trust Access voor het beheerscherm van n8n | Het beheer is niet bereikbaar met alleen een wachtwoord |
| Koppeling | n8n, self-hosted, met veertien workflows, inclusief foutafhandeling, en een eigen koppelingsdatabase van twaalf tabellen | Alle logica is leesbaar en exporteerbaar |
| Stromen | Bestellingen van WooCommerce naar Exact; artikelen en prijzen van Exact naar WooCommerce; klantgroepprijzen van Exact naar WooCommerce (de juiste prijs voor wie is ingelogd); tokenbeheer voor de Exact-API | Exact blijft leidend voor prijzen en artikelen |
| Bewaking | Hartslagcontrole op elke workflow, een foutenwachtrij, en een storingsmail naar Robin én mij bij elke afwijking | Een storing die niemand ziet, bestaat niet |
| Logging | Logboek per stap, met rotatie en bewaartermijnen | Terugkijken zonder dat de schijf volloopt |
De koppeling draait sinds de zomer van 2026. Sinds augustus bewaakt hij zichzelf.
De storingsmail die het verschil maakt
Elke koppeling gaat een keer stuk. Meestal niet door de koppeling zelf, maar doordat een systeem aan de andere kant even niet reageert. Exact Online geeft ’s nachts af en toe een serverfout terug. Dat is niet erg, als je het weet.
Daarom stuurt de koppeling bij elke afwijking een mail, en die mail is geschreven voor een mens, niet voor een programmeur. Drie kopjes: wat er misging, wat dit betekent en wat er moet gebeuren. Robin krijgt hem, ik krijg hem. Een bestelling die niet in Exact kon landen omdat een artikelcode ontbrak, staat er met ordernummer en artikelcode in. Een serverfout bij Exact staat erin als “wacht af, de koppeling probeert het opnieuw”.
Het gevolg: Robin hoeft niet te vragen of de koppeling nog loopt. Hij hoort het als dat niet zo is, en hij hoort wat hij ermee moet.
Onderhoud: wat er elke maand gebeurt
Een koppeling die niemand onderhoudt, gaat binnen een jaar stuk omdat een gekoppeld systeem iets verandert. Daarom loopt er een onderhoudsabonnement. Elke maand:
- De geautomatiseerde beveiligingscontrole van de server nakijken en afwijkingen oppakken.
- Wachtende updates beoordelen. Beveiligingsupdates gaan automatisch; gewone updates niet, want alles automatisch doorvoeren is precies hoe je op een dinsdagmiddag een werkende koppeling omlegt.
- n8n en de containers toetsen aan de release notes en bekende kwetsbaarheden.
- Logs, schijfruimte en database controleren, met een steekproef op de foutenwachtrij.
- Gezondheid van de koppeling: Exact-token geldig, workflows actief, hartslag aanwezig.
- Back-up aanwezig en terug te zetten.
- Een kort maandrapport: wat gedaan is, wat opviel, wat eraan komt.
Twee keer per jaar wordt n8n bijgewerkt op een kopie, getest, en pas dan omgewisseld. Eén keer per jaar gaan de sleutels en wachtwoorden om. Bij een storing reageer ik binnen 24 uur op werkdagen; dat is een reactietijd, geen gegarandeerde oplostijd, en dat staat ook zo in de afspraak.
De uitbreiding: klantgroepprijzen
In oktober 2026 wilde Mercabilis de koppeling uitbreiden met klantgroepprijzen: in Exact staan aparte verkoopprijzen voor gewone klanten en wederverkopers, en de webshop moet de juiste prijs tonen aan wie is ingelogd. Exact blijft leidend. Robin bouwde de webshopkant, ik de Exact-kant. Eerst heb ik gecontroleerd hoe de groepen en prijzen in Exact technisch zijn ingericht en via welke API-gegevens ze beschikbaar zijn; daarna de synchronisatie uitgebreid met de prijzen per klantgroep, de Exact-debiteur gekoppeld aan de WooCommerce-gebruiker, en foutafhandeling en tests erbij gebouwd. De uitbreiding draait in productie. Daarmee staat de koppeling op veertien workflows, inclusief foutafhandeling, en blijft Exact de enige plek waar een prijs wordt aangepast.
Wat dit voor een webbureau betekent
Jij bouwt de webshop. Je klant vraagt daarna om een koppeling met Exact, een CRM of een voorraadsysteem, en dat is niet jouw vak. Dan kun je nee zeggen, een plugin van een ander erop zetten, of iemand erbij halen die de koppeling en de server doet en die het zegt als er iets mis is. Mercabilis koos het derde. Wil je weten hoe dat voor jouw bureau zou werken? Plan een gratis scan.
Meer over koppelingen, de werkwijze, prijzen en onderhoudspakketten en hoe je bedrijfsprocessen automatiseert.
Veelgestelde vragen
Kan een WooCommerce Exact koppeling ook met Shopify, Magento of Lightspeed?
Ja. De webshop is de makkelijkste kant om te vervangen. De moeilijke kant is de bewaking, het tokenbeheer en de foutafhandeling, en die zijn niet afhankelijk van het webshopsysteem.
Waarom geen kant-en-klare WooCommerce Exact Online plugin?
Die kan prima zijn. Het verschil: een plugin draait bij een ander, je kunt niet in de logica kijken en bij een storing hoor je het meestal van je klant. Hier is de koppeling van de klant zelf, leesbaar, en meldt hij zichzelf.
Wat kost zo’n koppeling?
Twee onderdelen op de prijzenpagina: de veilige n8n-inrichting (server, toegang, back-ups, bewaking) en de koppeling zelf, die bij één proces als quick-win begint. Het onderhoud is een vast maandpakket. De precieze prijs hangt af van het aantal stromen en koppelingen; dat hoor je vóór de opdracht, niet erna.
Wie is eigenaar van de koppeling?
De klant. Server en accounts staan op naam van de klant, de workflows zijn exporteerbaar, en bij het einde van het onderhoud krijgt de klant de documentatie mee.
Case uitgevoerd door Stefan de Graaf (AIAgentCycle) voor Mercabilis, zomer 2026, in beheer sinds september 2026. Techniek: WooCommerce, Exact Online API, n8n (self-hosted), eigen VPS, Cloudflare (WAF, Zero Trust Access), hartslagmonitoring, e-mailalerts. Aantallen workflows en tabellen zijn de stand van oktober 2026. Een nameting van verwerkte bestellingen, storingsmeldingen en hersteltijd volgt in januari 2027.