Oplossingen · Administratie en finance
Administratie die zichzelf bijhoudt, met jou als controle
Administratie automatiseren betekent dat facturen, herinneringen en boekingsvoorstellen automatisch klaarstaan in het pakket dat je al gebruikt, zoals Exact Online, Moneybird of AFAS. Wat afwijkt, komt bij jou terecht met de reden erbij. Er wordt niets gegokt.
Gratis · 30 minuten online · je krijgt altijd een mini-adviesrapport
Herken je dit?
Het werk dat elke maand terugkomt
Facturen natikken
Gegevens uit de webshop, het CRM of een spreadsheet overtypen in je boekhouding. Elke maand opnieuw.
Herinneringen die te laat gaan
Niemand vindt het leuk om achter geld aan te gaan, dus het schuift. Intussen loopt je debiteurenstand op.
Inkoopfacturen uit de mailbox
Openen, controleren, boeken en archiveren. Precies het werk waar een tikfout het duurst is.
Zo loopt het
Zo loopt een inkoopfactuur zonder handwerk
Een goede flow heeft een snelle route voor het normale geval en een veilige uitweg voor alles wat afwijkt.
- Factuur binnenVia de mailbox, Peppol of de API van je leverancier.
- UitlezenLeverancier, bedrag, btw en ordernummer.
- ControlerenKlopt het bedrag met de order? Is de leverancier bekend?
- BoekingsvoorstelKlaar in je pakket, met de bron erbij.
- Goedkeuren bij afwijkingjij beslistAfwijkend bedrag of onbekende leverancier.
- Boeken en logboekVastgelegd, terug te zoeken en te controleren.
Ontbreekt een ordernummer of wijkt het bedrag af, dan stopt de flow en krijg je één duidelijke controletaak. Er verdwijnt niets stil in een foutlog. Hoe dat precies werkt, staat in het artikel over inkoopfacturen automatisch verwerken.
Wat ik bouw
Vier stromen die het meeste tijd teruggeven
Eén afgebakend proces is een quick-win, vanaf €750. Zie de prijzenpagina voor de rest.
Facturatie en aanmaningen
Van orderdata naar factuur naar een nette herinnering, gekoppeld aan Exact, Moneybird of AFAS.
Inkoopfacturen verwerken
Uitlezen, controleren en een boekingsvoorstel klaarzetten. Jij keurt alleen de afwijkingen.
Zo werkt het →Documenten maken
Offertes, contracten en rapporten uit je eigen sjablonen, gevuld en gearchiveerd.
Dossiers voorbereiden
Klantgegevens uit de KvK en je eigen systemen klaarzetten voor een Wwft-dossier. Het oordeel blijft bij jou.
Systemen
Je pakket blijft, het overtypen verdwijnt
Exact Online draait bij mij in productie. De andere pakketten koppel ik via hun API of een ingebouwde n8n-koppeling.
- Exact Online
- Moneybird
- AFAS Profit
- Twinfield
- SnelStart
- e-Boekhouden
- Yuki
Zoho Books- Mollie
Stripe
bunq- Ponto
- KvK Handelsregister
Bewijs
Een koppeling die zegt wanneer er iets mis is
Externe klantcase · in beheer sinds september 2026
WooCommerce en Exact Online, met klantgroepprijzen
Voor webbureau Mercabilis: 14 workflows op een eigen server met Cloudflare ervoor. Bestellingen gaan naar Exact, artikelen en prijzen terug naar de webshop, en bij elke afwijking komt er een storingsmail in gewone taal.
Eigen ontwikkeling · in gebruik
De Audit Desk achter de gratis scan
Elke scan-aanvraag wordt een dossier met intake, bewijs, kansen en rapport op één plek. Een getal zonder bron komt er niet in.
Wij bouwen de webshop, maar een koppeling met Exact is niet ons vak. Onze klant werkt met aparte prijzen voor wederverkopers, en daar loop je met standaardmodules op vast.
Stefan bouwde de koppeling tussen WooCommerce en Exact: wie inlogt, ziet zijn eigen prijs, en Exact blijft de enige plek waar een prijs verandert. Hij beheert ook de server waar de koppeling op draait, met elke maand onderhoud. Gaat er iets mis, dan krijg ik een mail die ik gewoon kan lezen. Met Cloudflare ervoor zit de beveiliging goed.
Robin DuinEigenaar, MercabilisRekenvoorbeeld
Wat facturen natikken je per jaar kost
- 60 facturenper maand
- × 6 minutenper factuur
- × 12 maandenper jaar
- ≈ 72 uurongeveer €4.300 bij €60 per uur
Rekenvoorbeeld, indicatief. Belangrijker dan de uren: geen vergeten herinneringen en geen tikfouten. In de scan reken ik met jouw volumes en jouw uurtarief.
Wanneer ik het je afraad
Een slechte werkwijze sneller uitvoeren maakt het probleem vooral sneller zichtbaar. Ik raad het af als:
- het proces nog elke week verandert;
- niemand kan uitleggen wanneer iets goed of fout is;
- het volume zo laag is dat zelf controleren sneller blijft;
- de brongegevens structureel onvolledig zijn en nergens worden hersteld.
Veelgestelde vragen
Over administratie automatiseren
Moet ik mijn boekhoudpakket vervangen?
Nee. De automatisering koppelt op het pakket dat je al gebruikt, zoals Exact Online, Moneybird of AFAS, via de koppeling die dat pakket zelf biedt. n8n draait ernaast als schakel. Welk pakket je hebt, bepaalt wat er koppelbaar is.
Werkt dit als mijn boekhouder of accountant de boekhouding doet?
Ja, en dan vaak juist goed. De automatisering doet het voorwerk: facturen verzamelen, uitlezen, klaarzetten en herinneringen sturen. Je boekhouder houdt de controle, de afsluiting en het advies.
Kan ik met één stap beginnen?
Ja, en dat raad ik aan. Je begint met de stroom die de meeste tijd of fouten kost. Die draait eerst een periode met controle mee. Pas daarna komt de volgende.
Kan het ook met e-facturen via Peppol?
Ja, als je pakket of je Peppol-aanbieder de facturen via een API of export beschikbaar maakt. Hoe Peppol en e-facturatie in Nederland en België samenhangen, staat in de kennisbank.
Verder
Lees verder
Voor accountantskantoren
Stukken najagen, inkoopfacturen en dossiers voor kantoren.
Exact Online koppelen met n8n
Hoe een Exact-koppeling werkt die van jou is.
KvK API koppelen
Bedrijfsgegevens automatisch uit het Handelsregister.