Aanvullende onderhouds­voorwaarden

1. Partijen, toepasselijkheid en rangorde

1.1. AIAgentCycle is een handelsnaam van Good Nature Vibe B.V., statutair gevestigd te Oosterwolde, correspondentieadres Houtwal 29B, 8431 EX Oosterwolde, KvK 95865101, btw-id NL867353673B01, e-mail info@aiagentcycle.com. Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

1.2. Deze voorwaarden gelden voor schriftelijk overeengekomen onderhouds- en beheerdiensten. De bouw van automatiseringen, eenmalige inrichting, overnameonderzoek, afzonderlijke projecten en diensten van derden zijn alleen inbegrepen voor zover de opdrachtbeschrijving dat uitdrukkelijk bepaalt.

1.3. Bij tegenstrijdigheid geldt achtereenvolgens: een uitdrukkelijk overeengekomen afwijking in de ondertekende offerte of opdrachtbeschrijving; deze onderhouds­voorwaarden; de Algemene Voorwaarden B2B van AIAgentCycle. Een verwerkersovereenkomst gaat voor waar het de verwerking en bescherming van persoonsgegevens betreft. Dwingend recht blijft van toepassing. Een afwijking moet het betreffende onderwerp en de afwijkende afspraak duidelijk benoemen.

1.4. De opdrachtbeschrijving vermeldt minimaal de gekozen dienst, prijs, startdatum, beheerde omgevingen en workflows, leveranciers, gegevenscategorieën, budgetten, contactpersonen en afwijkingen van de standaarddienst. Concrete toezeggingen waarop de overeenkomst is gebaseerd worden daarin opgenomen. Bij Serverbeheer vermeldt zij ook of de server persoonsgegevens bevat en of een tweede hostingpartij is aangeboden (artikel 16.6). Toezeggingen die niet in de opdrachtbeschrijving staan, maken geen deel uit van de overeenkomst (artikel 2.4 van de Algemene Voorwaarden B2B).

5. Back-ups en hersteltests

5.1. De opdracht benoemt de gegevens die worden beschermd. Voor een standaard n8n-omgeving gaat het om de noodzakelijke database, workflows, configuratie, versleutelingssleutel en afgesproken lokale bestanden. Sleutels worden beveiligd en met passende functiescheiding bewaard. Een export zonder de gegevens en sleutels die voor herstel nodig zijn, geldt niet als volledige back-up. Voor Serverbeheer geldt de back-upbeschrijving in artikel 15.2.

5.2. Back-ups worden dagelijks automatisch uitgevoerd naar afgesproken opslag die gescheiden is van de productieomgeving. AIAgentCycle controleert de uitvoering op werkdagen en onderzoekt mislukte back-ups. De opdrachtgever betaalt de benodigde externe opslag, tenzij schriftelijk anders vermeld.

5.3. De hersteltest omvat het terugplaatsen in een afgeschermde omgeving, controle van leesbaarheid en noodzakelijke toegang en een gecontroleerde test van de benoemde kritieke functie. Een test mag geen echte betalingen, klantberichten of andere onbedoelde productiehandelingen uitvoeren. Het testresultaat en eventuele gebreken worden vastgelegd.

5.4. Dagelijkse back-ups beogen een herstelpunt van maximaal ongeveer 24 uur oud bij correct verlopen back-ups. Dit is een ontwerpdoel, geen gegarandeerde RPO. Er geldt geen gegarandeerde hersteltijd of RTO zonder afzonderlijke afspraak. Een storing in de back-upketen kan het beschikbare herstelpunt ouder maken; AIAgentCycle waarschuwt bij een vastgesteld relevant tekort en voert de overeengekomen herstelmaatregelen uit.

5.5. Hersteltests en het corrigeren van tekortkomingen in de eigen back-updienst zijn inbegrepen. Het daadwerkelijk terugzetten na bijvoorbeeld een klantfout of externe storing valt eerst binnen beschikbare werkruimte en daarna onder goedgekeurd meerwerk. Terugzetten wegens een toerekenbare tekortkoming van AIAgentCycle wordt niet afzonderlijk berekend en verbruikt geen werkruimte.

5.6. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor gegevens buiten de beschreven back-upscope. Voor gegevens binnen de afgesproken back-updienst kan AIAgentCycle zich niet beroepen op een algemene bepaling dat de opdrachtgever alle back-ups zelf had moeten verzorgen.

7. Triage, werkruimte en herstel­verantwoordelijkheid

7.1. Iedere abonnements­periode bevat dertig minuten menselijke triage. Na besteding daarvan wordt verdere betaalde analyse alleen uitgevoerd uit beschikbare, geautoriseerde werkruimte of na akkoord op meerwerk. AIAgentCycle meldt voordat een grens wordt overschreden welke vervolgstap wordt voorgesteld en welk maximum daarvoor geldt.

7.2. De twee respectievelijk vijf uur werkruimte zijn bestemd voor kleine, afgebakende werkzaamheden binnen de bestaande omgeving. Een nieuwe automatisering, omvangrijke wijziging of nieuw bedrijfsproces wordt eerst begroot, ook als nog uren beschikbaar zijn. Partijen mogen schriftelijk afspreken dat een deel van een afgebakende wijziging uit werkruimte wordt voldaan.

7.3. Werkruimte en triage worden geregistreerd als werkelijk bestede menselijke tijd. AI-rekentijd, onbewaakte agentlooptijd en wachttijd worden niet als menselijke uren geschreven. Testen, beoordeling, documentatie en noodzakelijke menselijke controle zijn wel werktijd. Vast onderhoud en herstel van een eigen tekortkoming worden apart geregistreerd en niet op de bundel afgeboekt.

7.4. Niet gebruikte triage en werkruimte vervallen aan het einde van de abonnements­periode; zij vormen geen spaartegoed. Voor uitvoering in dezelfde periode vraagt de opdrachtgever gepland werk bij voorkeur vijf werkdagen voor het einde aan. Een latere aanvraag vervalt niet automatisch, maar uitvoering hangt af van de resterende capaciteit. Als AIAgentCycle reeds afgesproken werk door een eigen oorzaak niet binnen de toegezegde periode uitvoert, worden de daarvoor gereserveerde uren boven op de volgende periode beschikbaar gesteld. Eindigt het abonnement, dan wordt dit aantoonbaar niet geleverd toegezegd werk gecrediteerd tegen €110 per uur, tot maximaal de betreffende maandvergoeding.

7.5. AIAgentCycle herstelt zonder extra arbeids- of eigen AI-kosten een aan haar toerekenbare tekortkoming in het overeengekomen werk. Daaronder vallen bijvoorbeeld een verkeerd ingestelde back-up, een onzorgvuldig uitgevoerde wijziging en ontbrekende afgesproken foutafhandeling. Dit geldt ook zonder lopend onderhoudsabonnement binnen de toepasselijke wettelijke en contractuele rechten. Het ontbreken van een abonnement maakt een eigen oplevergebrek niet automatisch betaald meerwerk.

7.6. Bij een onbekende oorzaak wordt niet vooraf aangenomen dat de opdrachtgever moet betalen. Voor aanvullend onderzoek kunnen partijen een voorwaardelijk kostenmaximum afspreken: berekening alleen voor zover de oorzaak niet aan AIAgentCycle toerekenbaar blijkt. Onterecht afgeboekte uren of kosten worden gecorrigeerd. Het niet kunnen vaststellen van de oorzaak is op zichzelf geen bewijs van verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

7.7. Gewijzigde API’s van derden, verlopen klantabonnementen, klantwijzigingen, nieuwe functionele wensen en herstel van aantoonbare externe oorzaken kunnen betaald werk opleveren. De eigen verplichtingen van AIAgentCycle tot zorgvuldig beheer, signalering, schadebeperking en overeengekomen onderhoud blijven daarbij bestaan. Bij gedeelde oorzaken worden werkzaamheden en verantwoordelijkheid naar hun aantoonbare aandeel beoordeeld.

9. AI-gebruik, credits en externe kosten

9.1. AIAgentCycle gebruikt AI-ondersteuning bij analyse, bouw, onderhoud, controle en documentatie. AIAgentCycle blijft verantwoordelijk voor de zorgvuldigheid van haar eigen prestaties en voor een passend niveau van menselijke controle.

9.2. Gebruikelijke eigen AI-abonnementen en ontwikkelmiddelen zijn verwerkt in de prijs. Zij worden niet achteraf als onverwachte toeslag toegevoegd. Bij vaste prijzen komt efficiënter werken tot uitdrukking in de overeengekomen prijsstelling en capaciteit; de prijs wordt niet automatisch achteraf herrekend naar gewerkte uren. Bij nacalculatie wordt de werkelijk bestede menselijke tijd berekend.

9.3. Bijzonder, aan de opdracht toe te rekenen aanvullend verbruik van ontwikkel-API’s wordt alleen apart berekend als leverancier, rekenwijze en maximumbudget vooraf zijn overeengekomen. Dezelfde kosten worden niet ook als inbegrepen kosten of algemene overhead doorberekend.

9.4. API- en modelverbruik door de operationele automatiseringen van de opdrachtgever, hosting, externe back-upopslag en betaalde softwarelicenties zijn afzonderlijke gebruikskosten. Standaard sluit en betaalt de opdrachtgever de betreffende leverancierscontracten zelf. Als AIAgentCycle kosten doorbelast, vermeldt de offerte de grondslag en eventuele behandelingsopslag. Een opslag geldt uitsluitend als deze uitdrukkelijk is overeengekomen.

9.5. Voor gebruik met financiële gevolgen worden budget, waarschuwingsniveau, gewenste stopmaatregel, bevoegdheden en uitzonderingen vastgelegd. Een verbruikswaarschuwing is geen gegarandeerde harde bestedingslimiet. Lopende verzoeken en vertraagde leveranciersregistratie kunnen een technische grens beïnvloeden. Een vereiste harde grens moet afzonderlijk technisch haalbaar worden gemaakt; ontbreekt die mogelijkheid, dan wordt dat vóór ingebruikname gemeld en wordt geen harde grens toegezegd. Een budget is geen onbeperkte toestemming tot overschrijding.

9.6. Persoonsgegevens, geheimen en vertrouwelijke inhoud worden niet zonder passende grondslag, verwerkersafspraken en overeengekomen instructies aan AI-diensten verstrekt. Gebruik voor het trainen van modellen is standaard niet toegestaan. Deze afspraak geldt ook voor AI-hulpmiddelen in terminals en ontwikkelomgevingen.

11. Start, overname en zelfbeheer

11.1. Onderhoud begint op de schriftelijk bevestigde startdatum na een passende intake en vastlegging van toegang, back-upscope, monitoring en bekende tekortkomingen. AIAgentCycle maakt onderscheid tussen bestaande gebreken, inbegrepen startwerk en apart geoffreerde sanering. Een overnameonderzoek garandeert niet dat ieder verborgen gebrek is gevonden.

11.2. Overname van een bestaande omgeving wordt vooraf afzonderlijk begroot, met een indicatieve ondergrens van €450 exclusief btw. Dit bedrag koopt uitsluitend de uitdrukkelijk beschreven intake en overdracht, geen onbeperkte sanering of gegarandeerde veilige overname. Is dezelfde inrichting of intake al onderdeel van een bouwproject, dan wordt deze niet nogmaals berekend.

11.3. Bij uitstel dat uitsluitend aan AIAgentCycle ligt, begint de maandelijkse vergoeding niet voordat de afgesproken dienst daadwerkelijk beschikbaar is. Bij ontbrekende medewerking van de opdrachtgever bespreken partijen de gevolgen en een nieuwe startafspraak; ongebruikte, niet geleverde dienstverlening wordt niet zonder afspraak als volledig uitgevoerd beschouwd.

11.4. Zelfbeheer kost €0 per maand aan onderhoudsdienstverlening van AIAgentCycle. De opdrachtgever verzorgt dan zelf of via een derde monitoring, updates, back-ups, hersteltests, licenties, beveiliging en storingsopvolging. Externe kosten blijven bestaan. Losse hulp is mogelijk op afspraak tegen het geldende, vooraf bevestigde tarief. Bestaande rechten bij tekortkomingen in opgeleverd werk blijven gelden.

13. Einde, export en overstappen

13.1. Standaard wordt gewerkt met leveranciersaccounts op naam van de opdrachtgever. AIAgentCycle krijgt gedelegeerde beheerrechten. Dit geeft de opdrachtgever zeggenschap over de accounts, maar draagt geen eigendom over van gehuurde hardware of software van derden.

13.2. De inbegrepen standaardoverdracht bestaat uit de actuele exporteerbare workflows en configuratie, noodzakelijke beheerinformatie, versies en afhankelijkheden, overzicht van accounts en openstaande aandachtspunten en, waar de back-updienst van toepassing is, een bruikbare eindback-up. Geheimen worden via een beveiligd kanaal overgedragen. Toegangsrechten en eventueel te roteren sleutels worden expliciet afgehandeld.

13.3. De standaardoverdracht wordt bij tijdige afstemming uiterlijk bij het einde verzorgd; resterende overdrachtswerkzaamheden worden uiterlijk binnen tien werkdagen afgerond. Beheerrechten worden op het afgesproken einde ingetrokken, behalve de minimaal noodzakelijke, uitdrukkelijk toegestane tijdelijke toegang voor de overdracht. Het klantgebruiksrecht op reeds betaald werk wordt daardoor niet ingetrokken.

13.4. Migratie naar een andere architectuur, nieuwbouw en aanvullende werkzaamheden voor een opvolger kunnen apart worden begroot. Het verstrekken van bestaande documentatie en standaardexports krijgt geen afzonderlijke uitstapboete. Wettelijk verplichte kosteloze overstaphulp wordt niet alsnog als betaald meerwerk aangemerkt.

13.5. Voor zover AIAgentCycle tijdelijk een export bewaart, blijft deze standaard dertig kalenderdagen na het einde beveiligd beschikbaar voor ophalen. Daarna volgt verwijdering, behoudens een overeengekomen andere instructie of wettelijke verplichting. Normale operationele back-upkopieën lopen uiterlijk binnen dertig dagen na het einde uit de bewaarcirculatie. Een wettelijk verplichte langere ophaalperiode gaat voor; de verwerkersafspraken worden daarop afgestemd. Er worden na het einde geen nieuwe productieback-ups gemaakt zonder aanvullende afspraak.

13.6. Als de dienstverlening onder de overstapregels voor gegevensverwerkingsdiensten van de Europese Data Act valt, gelden de dwingende regels over overstappen, termijnen, gegevensbeschikbaarheid en kosten. Partijen leggen de toepasselijke procedure en gegevenscategorieën vóór aanvang vast. De algemene commerciële overdrachtsregeling beperkt deze rechten niet.

15. Serverbeheer

15.1. Een server is één benoemde virtuele of fysieke machine met het in de opdracht beschreven besturingssysteem en de daarvoor noodzakelijke systeemdiensten. Serverbeheer betreft de laag van het besturingssysteem. Software die erop draait, zoals WordPress, een webshop, een applicatiedatabase of n8n, valt er alleen onder voor zover de opdracht dat vermeldt. Voor een n8n-omgeving zijn de pakketten uit artikel 3 bedoeld.

15.2. Serverbeheer omvat per server en per abonnements­periode:

• aanmelding in het beheersysteem van AIAgentCycle, met doorlopende automatische controle van bereikbaarheid, schijfruimte, geheugen en certificaten, en menselijke opvolging binnen service-uren (artikel 6.4);
• updates van het besturingssysteem en beveiligingspatches in het afgesproken onderhoudsvenster (artikel 4.2); kritieke beveiligingsupdates zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk binnen service-uren;
• inrichting en bijhouden van een firewall en bescherming tegen inlogaanvallen;
• een dagelijkse back-up van maximaal 20 GB afgesproken data, veertien dagen bewaard, naar opslag die gescheiden is van de server (artikel 5.2). De opdracht benoemt welke mappen, databases en configuratie in de back-up zitten, en waar en hoe versleuteld die wordt bewaard. Een snapshot van de hostingpartij geldt niet als back-up van AIAgentCycle;
• ieder kwartaal een hersteltest (artikel 5.3);
• tot dertig minuten menselijke storingsanalyse (triage) per abonnements­periode, niet overdraagbaar; daarboven geldt meerwerk;
• een maandelijkse samenvatting van beheer en aandachtspunten.

15.3. AIAgentCycle geeft binnen acht service-uren een eerste inhoudelijke reactie. Een reactietijd is geen oplostijd. Er is geen 24/7-dienst, tenzij afzonderlijk afgesproken (artikel 8.5 van de Algemene Voorwaarden B2B).

15.4. Als meerwerk (artikel 10) worden vooraf begroot: hosting, licenties, extra opslag of een langere bewaartermijn; wijzigingen aan software op de server; upgrades van het besturingssysteem; migraties; en herstel na een oorzaak die niet bij AIAgentCycle ligt, waaronder een volledige terugzetting na uitval bij een toeleverancier. Herstel van een eigen tekortkoming wordt niet in rekening gebracht.

15.5. Serverbeheer begint na de intake uit artikel 11.1; de intake wordt vooraf begroot. Bevat de server persoonsgegevens, dan start Serverbeheer niet voordat een verwerkersovereenkomst is gesloten. De server mag bij een andere hostingpartij staan, mits AIAgentCycle de benodigde beheertoegang krijgt. AIAgentCycle werkt met eigen benoemde accounts en sleutels, met multifactor-authenticatie waar beschikbaar, zonder gedeelde wachtwoorden en met logging; de opdrachtgever houdt eigen noodtoegang. AIAgentCycle mag een server weigeren die zonder voorafgaand herstelwerk niet verantwoord te beheren is; dat herstelwerk wordt dan eerst begroot.

15.6. Weigert of vertraagt de opdrachtgever een noodzakelijke update, dan komen de gevolgen voor zijn rekening. Bij een besturingssysteem zonder ondersteuning van de leverancier installeert AIAgentCycle alleen beschikbare patches; zij mag de dienst dan na aankondiging opschorten of beëindigen, en een upgrade wordt apart begroot. Besmetting met malware via een lek waarvoor binnen het onderhoudsvenster een patch beschikbaar was en die AIAgentCycle niet heeft geïnstalleerd, geldt als eigen tekortkoming; in andere gevallen zijn onderzoek en herstel meerwerk (artikel 7.7). Een langere of onveranderbare back-upbewaring, bijvoorbeeld tegen ransomware, is mogelijk als optie.

15.7. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldt AIAgentCycle aan de opdrachtgever zoals de verwerkersovereenkomst bepaalt: zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na kennisneming, gerekend in kalenderuren. Verder geldt de verwerkersovereenkomst.

15.8. Serverbeheer kan los worden afgenomen of per extra server naast een ander onderhoudspakket. Triage en werkruimte van verschillende pakketten worden niet samengevoegd. Voor meerdere servers, clusters, bijzondere beschikbaarheids-, beveiligings- of nalevingseisen of afwijkende reactietijden (Serverbeheer op maat) beschrijft de opdracht de dienst, met ten minste de elementen uit artikel 1.4, de reactietijd, de back-upscope, het aantal servers en, als die zijn afgesproken, de beoogde hersteltijd en het maximale gegevensverlies. Zonder zo’n afspraak geldt artikel 16.5.

15.9. Serverbeheer is maandelijks opzegbaar zoals de andere pakketten (artikel 12). Bij het einde verwijdert AIAgentCycle haar bewakingssoftware, draagt zij de laatste back-up en de documentatie over en trekt zij haar toegang zo spoedig mogelijk in. Back-ups bij AIAgentCycle worden na de afgesproken termijn verwijderd.