Privacyverklaring
Ik neem privacy serieus — datasoevereiniteit is de kern van mijn bedrijf. Daarom is deze verklaring geschreven zoals ik werk: helder en zonder kleine lettertjes. Waar in deze verklaring ‘ik’ staat, gaat het om AIAgentCycle.
Laatst bijgewerkt: 2 november 2026 · AIAgentCycle is een handelsnaam van Good Nature Vibe B.V., Houtwal 29B, 8431 EX Oosterwolde (geen bezoekadres), KvK 95865101, btw-id NL867353673B01, e-mail info@aiagentcycle.com
Welke gegevens ik verwerk
Schuif de tabel opzij om alle kolommen te bekijken.
| Verwerking | Welke gegevens | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Scan-aanvraag | Naam, e-mail, bedrijf, omschrijving tijdvreter | Uitvoeren van de scan en het adviesrapport | 12 maanden na laatste contact |
| Intake-vragenlijst (Audit Desk) | Naam, e-mailadres, bedrijf en functie; jouw beschrijving van het werkproces met stappen, aantallen, tijden en kosten; de gekozen voorkeuren; tijdstip en conceptversie van het invullen | Voorbereiden en uitvoeren van de audit en het opstellen van het rapport | 12 maanden na laatste contact; volgt er een opdracht, dan 7 jaar als auditdossier |
| Bijlagen bij de intake (optioneel) | De documenten die je zelf toevoegt, bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, werkinstructies, organogrammen of rapportages, plus bestandsnaam, type, grootte en status | De audit concreter maken: ik kijk naar jouw werkproces zoals het is vastgelegd | Het originele bestand 90 dagen na afronding van de audit; de eruit gehaalde tekst volgt het auditdossier |
| Klantadministratie | NAW, contactgegevens, facturen | Uitvoering overeenkomst + wettelijke administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Auditrapport en -dossier (klanten) | Rapport, analyse en doorrekening met naam en bedrijfsgegevens | Nakoming van de overeenkomst en verweer bij rechtsvorderingen | 7 jaar na oplevering |
| Contact en aanvragen via e-mail of formulier | Naam, e-mailadres, bericht, gekozen onderwerp en eventueel pakket, en verwerkingsstatus; bedrijf, telefoonnummer en voorkeursmomenten als je die invult | Vragen beantwoorden, offertes voorbereiden en afspraakverzoeken afhandelen | Maximaal 12 maanden na inhoudelijke afronding; eerder verwijderen zodra bewaring niet meer nodig is |
| Websiteanalyse en advertentiemeting | Online identifiers, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s en conversie-acties; alleen na de relevante toestemming | Websiteanalyse, conversiemeting en doelgroepen voor toekomstige B2B-advertenties | GA4-gebeurtenisgegevens: 14 maanden; overige gegevens volgens het actuele cookiebeleid |
| Pakket downloaden | E-mailadres, taal, gekozen pakket en versie, pagina, tijdstip en verzendstatus | De downloadlink sturen en misbruik tegengaan | 30 dagen als je geen nieuwsbrief kiest |
| Nieuwsbrief en marketingmails | E-mailadres, taal, via welk formulier je je aanmeldde, en het toestemmingslog: tijdstip, tekst bij het vakje, bevestiging en afmelding | De nieuwsbrief sturen, de ene checkmail na een download, en aantonen dat je toestemming gaf | Zolang je aangemeld bent. Aanmelding via het downloadvak die niet is bevestigd: weg na 7 dagen. Toestemmingslog: maximaal 5 jaar na de laatste wijziging |
Deze termijn geldt voor de aanvraaggegevens op mijn website, de bijbehorende opvolgtaak in mijn CRM en de correspondentie over die aanvraag. Als gegevens nodig zijn voor een overeenkomst, wettelijke administratie of een concreet geschil, bewaar ik alleen het daarvoor noodzakelijke deel volgens de toepasselijke termijn. Klant worden verlengt dus niet automatisch de bewaartermijn van ieder bericht.
Voor een offerte of afspraak die nodig is om op jouw verzoek een overeenkomst met jou voor te bereiden, verwerk ik de noodzakelijke gegevens voor die voorbereidende stappen. Voor overige vragen en zakelijke contactpersonen baseer ik de verwerking op mijn gerechtvaardigde belang om aangevraagde correspondentie zorgvuldig af te handelen. Ik beperk me tot wat daarvoor nodig is en weeg jouw privacybelangen mee. Het indienen van een aanvraag is geen toestemming voor marketing.
Nieuwsbrief en marketingmails. De nieuwsbrief en andere marketingmails stuur ik alleen met je toestemming. Je geeft die zelf: met het vakje bij het downloaden van een pakket, met het nieuwsbriefformulier op de site, of met het vakje bij het aanvragen van de scan. Het vakje staat nooit vooraf aangevinkt. Een download of scan zonder vinkje betekent: geen nieuwsbrief. Kies je de nieuwsbrief bij een download of de scan, dan telt je aanmelding pas als je hem bevestigt via de mail die ik je stuur. Via het nieuwsbriefformulier ben je direct aangemeld, zonder bevestigingsmail; ik leg dan vast wanneer en via welk formulier je je aanmeldde. Meld je je aan via het downloadvak, dan krijg je na 3 dagen ook een mail om te checken of het pakket werkt. Ik leg vast wanneer, hoe en met welke tekst je toestemming gaf, zodat ik dat kan aantonen. Onder elke mail staat een afmeldlink. Je kunt je toestemming altijd intrekken; dat heeft geen gevolgen voor eerdere verwerking of voor je download of scan.
Waar je gegevens staan
Aanvraag- en klantgegevens worden beveiligd verwerkt en waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen. Voor mijn eigen hosting gebruik ik Contabo in Duitsland. Voor mijn zakelijke CRM- en agendadienst gebruik ik de EU-omgeving van Zoho One. Dit betekent niet dat alle gekoppelde diensten, ondersteuning of AI-verwerking uitsluitend binnen de EER plaatsvindt; de toepasselijke doorgiften en waarborgen volgen per dienst en opdracht. Voor websiteanalyse en, na marketingtoestemming, advertentiemeting gebruik ik diensten van Google en Microsoft. Daarbij kan verwerking buiten de EER plaatsvinden onder passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit en/of standaardcontractbepalingen. Zie het Cookiebeleid (EU) voor de actuele leveranciers en details.
Analyse met een AI-model. Voor het analyseren van jouw antwoorden op de intake-vragenlijst, en van de tekst uit documenten die je zelf toevoegt, gebruik ik een AI-model van Anthropic. Anthropic verwerkt die gegevens als subverwerker voor mij; zie de subverwerkerslijst. Volgens de met Anthropic gesloten verwerkersovereenkomst worden jouw gegevens niet gebruikt om hun modellen te trainen. Het model neemt geen besluit over jou: voor het definitieve rapport controleert een mens de inhoud.
Jouw bijlagen weghalen. Je kunt toegevoegde documenten altijd laten verwijderen, ook voor het einde van de bewaartermijn. Antwoord daarvoor op je uitnodigingsmail. Ik haal het originele bestand, de eruit gehaalde tekst en de bijbehorende registratie weg, en laat je weten wanneer dat is gebeurd. Het auditrapport zelf blijft bestaan, zonder jouw document.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, en je mag een gegeven toestemming altijd intrekken. Mail naar info@aiagentcycle.com; ik reageer binnen een maand. Niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies
Functionele cookies zijn altijd actief. Google Analytics 4 wordt pas geladen na toestemming voor statistieken; Microsoft UET en toekomstige advertentietags pas na toestemming voor marketing. Je kunt weigeren en je keuze later wijzigen via de knop Cookievoorkeuren van de cookiebanner. Zie het Cookiebeleid (EU) voor de actuele lijst, doeleinden en bewaartermijnen.
Gegevensverwerking: leveranciers en hun rollen · verwerkersovereenkomst.