Exact Online koppelen met n8n: zo werkt een Exact Online koppeling die van jou is
Een Exact Online koppeling met n8n zorgt dat je webshop of een ander systeem automatisch gegevens uitwisselt met je boekhouding: bestellingen gaan naar Exact, artikelen en prijzen komen terug. n8n doet het werk, een eigen database onthoudt wat al verwerkt is en een bewaking meldt het in gewone taal als er iets misgaat.
Ik bouw zulke koppelingen self-hosted, op een server die van de klant is. Op deze pagina leg ik uit hoe het werkt, waarom ik geen kant-en-klare app gebruik, wat het kost en wie de koppeling straks beheert. Het is een verdieping op bedrijfsprocessen automatiseren. Zonder verkooppraat.
Bijgewerkt op 15 oktober 2026. Leestijd ongeveer 5 minuten.
Op deze pagina: wat het doet · hoe het werkt · waar het misgaat · waarom geen app · kosten · eigenaarschap · wanneer niet · API-feiten · vragen
Wat doet een Exact Online koppeling met n8n?
Hij houdt twee systemen bij elkaar, zonder dat iemand overtypt. Een webshop en een boekhouding werken elk prima, maar weten samen niets van elkaar. Zonder koppeling moet elke bestelling met de hand in Exact en elke prijswijziging met de hand naar de webshop. Dat gaat goed tot het druk wordt.
In de praktijk gaat het om drie dingen:
- Bestellingen gaan van de webshop naar Exact Online.
- Artikelen en prijzen gaan van Exact naar de webshop. Exact blijft leidend.
- Tokenbeheer zorgt dat de toegang tot de Exact-API blijft werken zonder dat iemand opnieuw hoeft in te loggen.
Daar komt een vierde onderdeel bij dat vaak vergeten wordt: bewaking. Zonder bewaking merk je pas dat de koppeling stilstaat als een klant belt. Meer soorten koppelingen staan onder koppelingen.
Hoe werkt een Exact-koppeling met n8n?
n8n draait als tussenlaag op een eigen server. Workflows halen gegevens op uit het ene systeem, zetten ze om en schrijven ze weg in het andere. Elke workflow volgt dezelfde stappen:
- Aanleiding. Een nieuwe bestelling of een vast tijdstip start de workflow.
- Controle. Een koppelingsdatabase onthoudt wat al verwerkt is, zodat niets dubbel in Exact komt.
- Schrijven. De workflow leest of schrijft via de Exact-API.
- Foutafhandeling. Geeft Exact een foutmelding, dan probeert de workflow het opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan komt het bericht in een wachtrij.
- Storingsmail. Bij elke afwijking gaat een mail naar een mens, met drie kopjes: wat er misging, wat dit betekent en wat er moet gebeuren.
Voor Mercabilis, een webbureau, staat dit op een eigen server in Europa met Cloudflare ervoor. Daarop draaien negen workflows (vier actief) en een koppelingsdatabase van twaalf tabellen (stand oktober 2026). Hoe dat eruitziet, lees je in de case Mercabilis.
Waar gaat het mis bij een Exact-koppeling?
Meestal niet in de koppeling zelf, maar doordat het systeem aan de andere kant even niet reageert of een gegeven ontbreekt. Drie voorbeelden die je moet kunnen opvangen:
- Exact geeft een serverfout. Dat gebeurt ’s nachts af en toe. De koppeling wacht en probeert het opnieuw.
- Een artikelcode ontbreekt. Een bestelling kan dan niet in Exact landen. De storingsmail noemt het ordernummer en de artikelcode, zodat iemand het in een minuut oplost.
- De toegang verloopt. Exact werkt met kortlevende tokens. Wordt een vernieuwd token niet goed bewaard, dan staat de koppeling stil. Daarom hoort tokenbeheer bij de koppeling.
Let op: geen storingsmail kan betekenen dat alles goed gaat, of dat de bewaking zelf stilstaat. Controleer daarom ook dat de hartslag van de bewaking aanwezig is.
Waarom niet een kant-en-klare app?
Omdat je bij een kant-en-klare app niet ziet wat er gebeurt en het bij een storing meestal van je klant hoort. Een app draait op de server van een ander. Dat kan prima werken, maar het zijn drie dingen die je kwijt bent:
- Eigenaarschap. Bij mij staan server en accounts op naam van de klant. Stopt de samenwerking, dan blijft de koppeling van jou.
- Leesbaarheid. Alle logica staat in n8n-workflows die je kunt lezen en exporteren. Een ander kan ze overnemen.
- Bewaking. De koppeling meldt zichzelf, in gewone taal, aan wie het moet weten.
Dat was ook de reden van Mercabilis om geen koppelplugin te kiezen. De afweging staat uitgewerkt in de case.
Wat kost een Exact Online koppeling?
De prijs hangt af van het aantal stromen en koppelingen. Een bedrag noem ik hier niet; dat hoor je vóór de opdracht, niet erna.
Op de prijzenpagina staan de onderdelen: de veilige n8n-inrichting (server, toegang, back-ups, bewaking), de koppeling zelf, die bij één proces als quick-win begint, en het onderhoud als vast maandpakket.
Reken zelf ook de uren van je eigen mensen tijdens de bouw mee. Ze moeten testen en vertellen hoe Exact bij jou is ingericht.
Van wie is de koppeling en wie onderhoudt hem?
De koppeling is van de klant. Server en accounts staan op naam van de klant, de workflows zijn exporteerbaar en bij het einde van het onderhoud krijg je de documentatie mee.
Onderhoud is een vast maandpakket. Het omvat onder meer het controleren of het Exact-token geldig is, of de workflows actief zijn, of de hartslag aanwezig is en of er een back-up is die terug te zetten is. Je krijgt een kort maandrapport. Bij een storing krijg je binnen acht service-uren een eerste inhoudelijke reactie. Dat is een reactietijd, geen gegarandeerde oplostijd, en zo staat het ook in de onderhoudsvoorwaarden.
Wanneer is een eigen koppeling te veel?
Bij weinig bestellingen, standaardvelden en geen uitzonderingen. Dan is een kant-en-klare app vaak genoeg en bespaar je de kosten van een eigen server.
Een eigen koppeling loont als de koppeling bedrijfskritisch is, als er uitzonderingen zijn of als je wilt weten wat er gebeurt. Twijfel je? Plan een scan; de uitkomst mag ook nee zijn.
Feiten over de API van Exact Online
Gecontroleerd op 2 november 2026 tegen de officiële documentatie van Exact. Limieten, prijzen en versies veranderen; de bron staat per regel erbij.
| Feit | Wat de documentatie zegt | Bron |
|---|---|---|
| Authenticatie | OAuth 2.0 met authorization code. Een interne app registreer je zelf in je eigen administratie (Import/Export, App registrations) met een publieke HTTPS-redirect-URI. Externe apps voor meerdere klanten vereisen een Exact Online Developer-abonnement. | Exact: OAuth authorization |
| Geldigheid token | Toegangstoken 10 minuten; een nieuw token mag pas na 9,5 minuut worden aangevraagd. Refresh-token 30 dagen en eenmalig; na gebruik krijg je een nieuw refresh-token. | Exact: OAuth stap 3 |
| Limieten | 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag per administratie per app; parallelle aanroepen zijn niet toegestaan. Bij overschrijding 429 met X-RateLimit-headers. Maximaal 10 fouten per uur per endpoint, anders een tijdelijke blokkade. | Exact: API limits |
| Webhooks | Ja, per onderwerp (Accounts, Items, StockPositions en meer). Het bericht bevat alleen ID's en een HMAC-SHA256-hash; tien herhalingen over ongeveer 34 uur. De FinancialTransactions-webhook is in juni 2026 vervangen door webhooks per boekingstype. | Exact: Webhooks |
| Testomgeving | Een demo-administratie via een trial-account en een test-app via de App Store. | Exact: Getting started |
| Versie en afschaffingen | REST API v1 met single, Bulk en Sync endpoints; Exact raadt de Sync endpoints aan. Aangekondigd: eigen GUID's via REST niet meer (juli 2026), InvoiceSalesOrders verplicht (oktober 2026), een selectie XML-API's afgeschaft vanaf januari 2027. | Exact: Breaking changes |
| Kosten API | Een interne app registreer je binnen je eigen abonnement. Hogere limieten (30.000 per dag) alleen met Exact Online Premium. | Exact: App registreren |
| n8n | Geen ingebouwde node; community-nodes op npm, de laatste van december 2025. Ik koppel via de API met een HTTP-stap. | n8n-documentatie |
Wat jij nodig hebt
- Een Exact-beheerder die in jouw administratie een app registreert met een publieke HTTPS-redirect-URI
- De division-code van de administratie en toestemming van de gebruiker voor die administratie
- Een demo-administratie om tegen te testen voordat productie wordt geraakt
- Artikelcodes en btw-codes in Exact die passen bij je webshop
Wat ik niet doe
- Ik voer geen parallelle aanroepen uit; Exact staat dat niet toe en blokkeert dan.
- Ik vraag niet elke paar minuten een nieuw token aan; de koppeling bewaart het token en vernieuwt het precies op tijd.
- Ik bouw niet op de XML-API's die Exact vanaf januari 2027 afschaft.
Veelgestelde vragen over een Exact Online koppeling
Wat is een Exact Online koppeling?
Een verbinding tussen Exact Online en een ander systeem, zoals een webshop, waardoor gegevens automatisch heen en weer gaan. Bestellingen komen in Exact, artikelen en prijzen gaan terug naar de webshop.
Werkt dit ook met een andere webshop dan WooCommerce?
Ja. De webshop is de makkelijkste kant om te vervangen. De moeilijke kant is de bewaking, het tokenbeheer en de foutafhandeling, en die zijn niet afhankelijk van het webshopsysteem.
Wat gebeurt er als Exact Online even niet reageert?
De koppeling wacht en probeert het opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan volgt een storingsmail in gewone taal. Je hoeft dus niet te vragen of de koppeling nog loopt.
Kan ik een Exact-koppeling zelf bouwen met n8n?
Een eenvoudige koppeling kan, met wat leerwerk. Tokenbeheer, foutafhandeling en bewaking maken het vakwerk. De fout die het vaakst voorkomt: het werkt, maar niemand ziet het als het stopt.
Wie is eigenaar van de koppeling?
De klant. Server en accounts staan op naam van de klant en de workflows zijn exporteerbaar. Meer daarover staat in de case Mercabilis.
Wil je weten of een eigen koppeling voor jou loont?
Plan een gratis scan. Ik reken één koppeling met je door en je krijgt een kort rapport met cijfers, ook als het antwoord nee is.
Stefan de Graaf bouwt sinds 2021 automatiseringen, eerst voor zijn eigen webshops en sinds 2026 voor andere mkb-bedrijven onder de naam AIAgentCycle. Hij werkt vanuit Oosterwolde, Friesland. Meer over Stefan.