Een proces beschrijven doe je in drie lagen. Eerst één zin: waar begint het en waar eindigt het. Dan een SIPOC op één A4: wie levert wat aan, wat zijn de hoofdstappen en wat komt eruit. En tot slot een stappentabel met per stap wie het doet, in welk systeem, hoe lang het duurt en wat er misgaat. Met gratis tools ben je in ongeveer een uur klaar.
Je hoeft dit niet te doen voor de gratis scan. Doe je het wel, dan gaat het gesprek over keuzes in plaats van over uitzoeken. En je hebt er zelf ook iets aan: een proces dat op papier staat, is overdraagbaar.
Stap 1: Begrens het proces in één zin
Schrijf op wat het begin en het einde is. Hoe scherper de grens, hoe beter je kunt meten.
- Goed: van binnengekomen inkoopfactuur tot geboekte en betaalde factuur.
- Te breed: de administratie.
- Te smal: de factuur openen.
Stap 2: Maak een SIPOC op één A4
SIPOC staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs en Customers. Het is een eenvoudig overzicht op hoofdlijnen dat je met weinig uitleg kunt maken, eventueel met plakbriefjes op een flip-over (AHRQ). Het laat niet zien hoe de stappen precies in elkaar grijpen; dat doet de stappentabel hierna.
| Leveranciers | Invoer | Proces (hoofdstappen) | Uitvoer | Afnemers |
|---|---|---|---|---|
| Leveranciers van inkoop | Factuur als pdf of e-factuur | 1. Ontvangen · 2. Controleren · 3. Goedkeuren · 4. Boeken · 5. Betalen | Geboekte en betaalde factuur | Boekhouding, leverancier, accountant |
Stap 3: Vul de stappentabel
Dit is het belangrijkste deel. Neem de kolommen over in Google Sheets of Excel en vul per stap in wat je weet. Een schatting is goed; zet er dan “schatting” bij.
| Stap | Wie | Systeem | Tijd per keer | Hoe vaak | Wat gaat er mis |
|---|---|---|---|---|---|
| Factuur uit de mailbox halen | Administratie | Outlook | 1 min | 40 per week | Factuur zit in de mail van een collega |
| Bedrag en ordernummer controleren | Administratie | Exact Online | 3 min | 40 per week | Ordernummer ontbreekt |
| Goedkeuren boven €1.000 | Directeur | 2 min | 6 per week | Ligt dagen te wachten | |
| Boeken en archiveren | Administratie | Exact Online | 2 min | 40 per week | Dubbel geboekt na een herinnering |
Twee kolommen maken het verschil. Hoe vaak bepaalt of automatiseren loont, en wat gaat er mis bepaalt hoe de automatisering met uitzonderingen moet omgaan. Kun je een uitzondering opschrijven als een als-dan-zin, dan is het een regel. Lukt dat niet, dan is het vakmanschap en blijft het bij een mens. Meer daarover in welk proces automatiseer je eerst.
Stap 4: Teken de overdrachten, als dat nodig is
Gaat het werk heen en weer tussen meer dan twee mensen of systemen, teken dan een swimlane-schema: één baan per persoon of systeem, met de stappen in de baan van wie ze doet. Zo zie je meteen waar werk blijft liggen. Het idee komt uit BPMN, de gangbare standaard voor processchema’s, maar je hebt de notatie niet nodig: rechthoeken en pijlen zijn genoeg.
Stap 5: Neem het één keer op
Een schermopname van twee tot vijf minuten zegt soms meer dan een pagina tekst. Gebruik testgegevens en sluit vooraf je mailbox en meldingen.
- Windows 11: Knipprogramma, toets Windows + Shift + R, kies een gebied en klik op Start.
- macOS: toets Shift + Command + 5 en kies hele scherm of een deel. De opname staat daarna op je bureaublad.
Gratis tools die hiervoor werken
| Tool | Waarvoor | Account nodig | Waar je bestand staat |
|---|---|---|---|
| Google Sheets en Docs | Stappentabel en beschrijving | Gratis Google-account | Google Drive (15 GB gedeeld); geen EU-opslaggarantie op een gratis account |
| Google Forms | Collega’s dezelfde vragen stellen, antwoorden naar Sheets | Gratis Google-account | Google Drive |
| Google Drawings | Eenvoudig stroomschema met vormen en verbindingslijnen | Gratis Google-account | Google Drive |
| Google Vids-schermrecorder | Schermopname tot 30 minuten, via een Chrome-extensie | Gratis Google-account | Google Drive |
| Word, Excel en PowerPoint online | Stappentabel of eenvoudig schema | Gratis Microsoft-account | OneDrive (5 GB) |
| draw.io | Stroomschema en swimlane | Nee | Op je eigen computer of in je eigen opslag; alleen pdf-export loopt via hun server |
| Excalidraw | Snel schema in schetsstijl | Nee | In je browser, of als bestand op je computer |
| Knipprogramma (Windows 11) en Schermafbeelding (macOS) | Schermopname | Nee | Op je eigen computer |
Privacy: zo deel je een voorbeeld veilig
Deel niet meer persoonsgegevens dan nodig is (AVG, dataminimalisatie). Voor een procesbeschrijving zijn echte namen en klantgegevens bijna nooit nodig.
- Gebruik verzonnen namen, factuurnummers en bedragen, of een testomgeving.
- Beschrijf aantallen (“ongeveer 40 facturen per week”) in plaats van echte bestanden mee te sturen.
- Snijd schermafbeeldingen bij of maak gegevens onleesbaar voordat je ze deelt.
- Kies bij voorkeur tools die bestanden op je eigen computer bewaren, zoals draw.io, Excalidraw en de ingebouwde schermrecorders.
- Let op: een naam vervangen door een code is nog steeds een persoonsgegeven. Pas als gegevens echt anoniem zijn, geldt de AVG niet meer.
Zo lever je het aan
Neem je beschrijving mee naar het scangesprek; we lopen hem samen door op het scherm. Wil je hem vooraf sturen, mail hem dan naar info@aiagentcycle.com, zonder persoonsgegevens. In de vragenlijst van de scan vul je de hoofdzaken in. Een bijlage uploaden kan daar nog niet.
Na de scan: het proces uitschrijven voor de bouw
Ga je verder, dan werken we het gekozen proces samen uit tot een ontwerp. Daarvoor is nodig:
- De normale route, stap voor stap, uit je stappentabel.
- De uitzonderingen als als-dan-regels, en wat er bij twijfel naar een mens gaat.
- Vijf tot tien voorbeelden, geanonimiseerd, van normale gevallen en lastige gevallen.
- Wat goed is: de gewenste doorlooptijd, het maximale foutpercentage en wat nooit zonder mens mag.
- Wie eigenaar is en mag beslissen hoe het proces hoort te lopen.
Hoe het traject daarna verloopt, van ontwerp tot beheer, staat bij mijn werkwijze. Het volledige stappenplan voor procesautomatisering gaat dieper in op nulmeting en acceptatie.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost het om een proces te beschrijven?
Voor één proces meestal een uur: tien minuten voor de zin en de SIPOC, een half uur voor de stappentabel en eventueel een korte opname. Twee weken turven hoe vaak iets voorkomt maakt de cijfers betrouwbaarder.
Moet ik BPMN of een andere methode kennen?
Nee. Een stappentabel in Excel of Google Sheets is genoeg. Een swimlane-schema helpt alleen als werk tussen meer dan twee mensen of systemen heen en weer gaat.
Wat als collega’s het proces verschillend beschrijven?
Dan heb je iets belangrijks gevonden. Twee beschrijvingen betekenen dat er nog geen vaste werkwijze is. Dat gesprek voer je eerst; daarna is automatiseren pas zinvol.
Kan ik ook zonder beschrijving aan de scan beginnen?
Ja. De vragenlijst van de scan vraagt de hoofdzaken uit, en in het gesprek vullen we samen aan wat ontbreekt. Een beschrijving maakt het gesprek sneller en scherper.
Bronnen: AHRQ, SIPOC Diagram (Workflow Assessment for Health IT Toolkit); OMG, About BPMN 2.0.2; Europese Commissie, beginselen van de AVG; Autoriteit Persoonsgegevens, anonimiseren en pseudonimiseren; productpagina’s van Google, Microsoft, draw.io, Excalidraw en Apple, gecontroleerd op 31 oktober 2026.
